Nogle gange vil du måske oprette et brev, som du vil sende til en masse forskellige mennesker, men du vil gerne have, at visse dele af det skal individualiseres for hver adressat: dele såsom hilsen, navn, adresse osv. I Word parlance, dette betyder, at du skal oprette et formularbrev, som er virkelig let at gøre.

Inden du kommer i gang med formularbogstaver, skal du sørge for, at du allerede har en database opsat med alle de felter, du gerne vil inkludere. En database kan være så enkel som et Excel-regneark med kolonner til fornavn, efternavn, adresse osv.

Word kan importere data fra Excel, Access og tekstdokumenter. Hvis du ikke allerede har en databaseopsætning, kan du altid oprette den i Word, som jeg viser dig, hvordan du gør.

Opret formular breve i Word

For at begynde skal du oprette et dokument, der har standardteksten i det, som eksemplet med julebrev nedenfor:

Bare brev

Bemærk, hvordan det ikke har hilsen, adresse osv., Fordi de alle vil blive tilføjet senere som felter i vores formular. Den første ting du skal gøre er at klikke på Vælg modtagere på fanen Sendinger:

Vælg Modtagere

Det er her du tilføjer de personer, der vil modtage brevet eller importere en liste fra en databasefil.

Modtager-dropdown

Du kan klikke på Skriv ny liste, hvis du vil oprette listen i selve Word. Klik på Brug eksisterende eksisterende liste for at importere. I dette eksempel skriver vi blot listen ud.

Adresseliste

Bemærk: Når du går til at gemme din modtagerliste, vil Word bede dig om en placering på din harddisk for at gemme datafilen, der skal oprettes.

Når du gemmer din modtagerliste, vil du bemærke, at mange af de ikoner, der er på båndet Sendinger, kan klikkes nu.

For at begynde at tilføje felter til dit formularbrev skal du klikke på et sted i dit dokument for at indikere, hvor du vil have feltet placeret og derefter klikke på Adresseblok.

Adresseblok

Dette åbner dialogboksen Indsæt adresseblok.

Klik på OK for at gå med standardformatet, og du skal få noget der ser sådan ud:

Adresseblok indsat

Derefter skal du tilføje en Enter efter adresseblokken for at flytte din tekst ned ad en linje, og klik derefter på ikonet Hilsen linje:

Hilsen linje ikon

Dette åbner dialogboksen Indsæt hilsen linje.

ord hilsen linje

Lad os igen gå med standardformatet og bare klikke på OK-knappen.

Fremhæv derefter hvor det står , højreklik på musen, vælg Afsnit og markér derefter afkrydsningsfeltet ud for Ikke tilføj mellemrum mellem afsnit af samme stil.

Dette får adresseblokken til at hænge korrekt sammen i stedet for at have en tom linje mellem hver del af den.

tilføj ikke pladsord

Klik derefter på ikonet Forhåndsvisning af resultater, der findes på fanen Sendinger i båndet.

forhåndsvisning af resultater

I stedet for adresseblokkefeltindikatoren, skal du nu se det faktiske indhold, der er anført i Word-dokumentet.

Første eksempel

Når du er færdig med at forhåndsvise, skal du klikke på ikonet Eksempelvisning af resultater for at slå forhåndsvisning fra. For at se, hvordan du tilføjer andre felter, skal du klikke lige forbi i dit dokument for at gøre det til din aktuelle position, og klik derefter på ikonet Indsæt flettefelt.

Direkte flette feltikon

Du skulle få noget lignende:

Øjeblikkeligt felt

Vælg Land eller region, og klik derefter på knappen Indsæt.

Feltfelt indsat

Prøv at klikke på ikonet Forhåndsvisning af resultater igen for at se, hvordan det ser ud. Her er mit eksempel nedenfor:

Land tilføjede forhåndsvisninger

Nu, når formularbrevet er konfigureret korrekt, kan du gøre mere avancerede ting, som at indstille regler. Regler giver dig mulighed for at vise tekst for bestemte modtagere og skjule den for andre. Klik på knappen Regler for at komme i gang.

Regler

Du kan se en rullemenu med flere indstillinger som Spørg, Udfyld osv.

Regler Dropdown

For vores eksempel, lad os vælge Hvis ... Så ... Ellers, hvilket bringer os til følgende dialog:

regler for mail-fusion

Skift feltnavn: til Land_eller_ Region, og skriv USA i feltet Sammenlign til: Derefter skal du tilføje nogle tekst til boksene, hvor det står Indsæt denne tekst, og indsæt ellers denne tekst.

I dette eksempel, hvis modtageren bor i USA, vil de få teksten God jul indsat i deres brev, mens alle andre får meddelelsen Seasons Greetings.

Sådan ser det ud, når du klikker på OK-knappen og derefter på knappen Eksempelvis resultater.

Tilføj Merry Christmass-besked

Bemærk derefter afsnittet Eksempelvisning:

Eksempel Afsnittet om resultater

Her kan du klikke på pileknapperne (når Preview Results er tændt) til venstre og højre for tallet for at rulle gennem alle de bogstaver, der vil blive sendt ud. På denne måde kan du sikre dig, at alle dine breve ser lige ud før udskrivning eller e-mail.

Bemærk: Valg af matchfeltmenu under Regler er til at matche feltnavne i en database med overskriftsnavne på din modtagerliste.

Brug også knappen Fremhæv fletfelter for at gøre det lettere at se, hvor du har indsat felter i dit dokument.

Marker felter

Det er et skift, du kan tænde og slukke efter dit skøn. Endelig, når du er tilfreds med dit brev, skal du klikke på ikonet Udfør og fletning:

Færdig og flet

Du skal få denne rullemenu med tre indstillinger.

Færdig og flet dropdown

Vælg Rediger individuelle dokumenter for at få Word til at flette alle dine breve sammen til et stort dokument, som du kan se over, før du udskriver eller sender som en e-mail.

Som du kan se, er det ikke længere nødvendigt at oprette formularbreve med Word, og du kan oprette og sende dokumenter hurtigt og nemt. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kommentere. God fornøjelse!